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【営業マン必見】瞬時に伝わるグラフの作り方 〜売り上げと仕入れと在庫編〜

こんばんは。パパリーマンです。

今日は営業マン必見のグラフの作り方を紹介します。

長男みきと
長男みきと
「瞬時に伝わるグラフ」ってかっこいーやん!

パパリーマン
パパリーマン
でしょでしょ。皆さまもじっくり考えながらお読みいただければ幸いです。

はじめに

パパリーマン
パパリーマン
この世は”ダサくてわかりにくいグラフ”であふれてるよね
 

次男かいし
次男かいし
そんなん感じたことないわ!

よくそれは「Officeのテンプレートがダサいから」と言われます。でも全てOfficeのせいにしてしまっていいのでしょうか?

パパリーマン
パパリーマン
いいえ、ここまで複雑になったビジネスの世界で、全てのパターンに合ったかっこいいテンプレートなんてさすがのMicrosoftでも作れっこないでしょう。だから僕らは自分の手でかっこいよく効果的なグラフの作り方を身につけていかなくてはなりません。

長男みきと
長男みきと
・・・カタイ。おもんないよパパ。

いいんです!今日は皆さんと一緒に伝えたいことを効果的に伝えられるグラフの作り方を身につけていきましょう!

モデルケース:売り上げと仕入れと在庫のグラフ

今日は売り上げと仕入れと在庫のグラフの作り方を紹介します。

例えばある営業所のある製品がこんな表で売り上げと仕入れ、在庫を管理していたとしましょう。

表ある営業所のある製品の在庫管理表

パパリーマン
パパリーマン
ちなみにこの表では、行ラベルは薄い青でセルを塗りつぶし。列ラベルは濃いめの青でセルを塗りつぶし、文字の色を白に変更。数字の入ったセルは白色で塗りつぶしています。あとセルの横幅も狭く調整しています。

次男かいし
次男かいし
いや、表はいいからグラフはよ!

パパリーマン
パパリーマン
今日は一段ときびしいなぁ〜。よし!じゃあいよいよグラフを作ってみましょう。

テンプレートを使っただけのグラフ

まずはOffice標準のテンプレートを使ったグラフがこちら。
※今回はMicrosoft Office for Macを使用しています。

グラフ1

次男かいし
次男かいし
ぎゃーーーーー!なにこれなんのこっちゃー!

長男みきと
長男みきと
さては、、、仮面ライダーウィザードの魔法光線!

パパリーマン
パパリーマン
笑。これだとなんのためにグラフにしてるのかわからんよね。下の3つのポイントを見てどう修正するか考えてみよう。

1.まず何が言いたいかわからない
2.同じような線だとぱっと見どれが何を表すかわからない
3.背景の横線と在庫の棒グラフの色が狙いもなくかぶってる
 
ではこれを効果的なグラフにしていきましょう。

 

効果的なグラフ例

定例会での共有化が目的の場合

パパリーマン
パパリーマン
まず覚えておいて欲しいのは、「目的に特化したグラフを作ること」です。

長男みきと
長男みきと
そうか。数値のグラフ化は伝えるための手段ってことだね。

次男かいし
次男かいし
おにいちゃんの理解力・・・

グラフはそもそも数値をわかりやすく可視化したもので、何が言いたいかわからないグラフはもはやグラフではありません。例えば定例的な会議の場でそれぞれの推移の共有化が目的の場合、グラフはこのようになります。

図31


修正ポイント1 タイトルを変更
最初は「売り上げと仕入れと在庫のグラフ」としていましたが「と」が多いし、グラフであることは見ればわかります。半角のスペースを挟みながら「売上 仕入 在庫 推移」とスッキリさせてみました。
 
修正ポイント2 在庫を薄グレーで面グラフに
「在庫として保管してある量」=「実在するものの数量の推移」だから、僕なら塗りつぶします。こうすることで在庫量の推移がぱっと見てわかります。

修正ポイント3 線の太さを調整
グラフは線の太さを1.5ptまで細くし、丸いマーカーを追加。マーカーの塗りつぶしは白色でここの太さも1.5ptに統一しています。これ、めちゃスマートじゃないですか。

修正ポイント4 フォントを調整
軸の文字のフォントを小さくし、凡例の位置を下から左上に持ってくることで、グラフ自体のスペースを大きく取っています。軸の線は2本に減らしました。これによってそれぞれのグラフがより引き立ちます。

在庫不足の課題提起が目的の場合

次は、例えばあなたが在庫管理の担当者だったとします。

今回来年の方針を提案する会議の場で、今年の4月に極端に在庫が少なくなってしまったことに対する課題提起をする場合。

こんなグラフを作ってみてはどうでしょう。

グラフ3

在庫が少なかったことを課題定期するときのグラフ

 

ポイント1 在庫グラフを赤で目立たせる
まず、在庫グラフの背景を赤く塗りつぶしました。さらに仕入れと売り上げの折れ線グラフを灰色に変更することでより赤を際立たせています。これによっていかに4月の在庫が平常時と比較して少なかったかが一目でわかります。

ポイント2 他は引き立て役に徹する
引き換えに仕入れと売り上げは視認性が落ちていますが、凡例をグラフの近くに置くことでカバーできています。ぱっとみて「在庫がそこをつきかけていたんだな」と認識した後に「その原因はなんだ?」と探す段階ではそれぞれのグラフを認識できるレベルにしていることもポイントです。

おわりに

今日はある営業所の在庫管理担当者になったつもりでグラフを作ってみました。

特に②のグラフをみて受発注の仕組みを改善したくならない人はいないでしょう。

その上で改善策を提案したら、あなたのアイディアはきっと多くの人の賛同を得られるはずです。

長男みきと
長男みきと
これで世界を自分の好きに変える提案ができるね!

次男かいし
次男かいし
さすがかいちよりおっきいだけあるわぁーーーー

長男みきと
長男みきと
ぜひあなたのビジネスシーンで似たようなケースがあれば活用してください。

ではでは。次回も乞うご期待!

 

ABOUT ME
林田直樹@転職パパリーマン
転職パパリーマンの林田直樹です。普段は某大手電子部品メーカーでマネージャーやったり、2人の保育園児の子育てしたりしてます。夫婦共働きなので無駄な時間は大嫌い。パワポやエクセルを使って効果的に資料を作成する方法や子育てについて発信しています。