爆速でメール書いちゃう編
標準書式で統一する Ctrl+Space
まずは文字の色やフォントなどの書式がバラバラな範囲を選択します。そして Ctrl+Space を押してみてください。
標準で登録しているフォントや色に統一されます。
ぜぇひぜひ活用するしかありません！
OUTLOOKファイルタブ → オプション → メールタブ → 雛形およびフォント で設定することができます。
定型文を辞書登録する
これもOUTLOOKだけじゃなく、広くMicrosoftのアプリで使えます。定型文として辞書登録したい文を選択した状態で、Ctrl+F7 をおしてみましょう。
またはwindowsメニューバーの日本語英語切り替えの”あ”もしくは”A”の上で右クリックすると、辞書登録画面が開きます。（OfficeのVerによってはF10でできるかもです。）
この２つを使いこなせば、汎用メール本文は”秒”で作れるようになりますよ。
ワンクリックだ！全員集合！会議設定編
ここからはスケジュール画面での時短術です。
メールから直で予定をつくる
メールをコピー Ctrl+C しスケジュール上で時間を選択してペースト Ctrl+V すると、メールを予定表にそのままたたき込むことができます。
メールからソッコーで会議召集する
メールを選択した状態で Ctrl+Alt+R を押してみよう。宛先のメンバーが含まれた会議設定画面が立ち上がります。
同じ会議室を何度も予約するときは
まず会議召集画面で宛先に会議室を入れまくって、「ファイルタブ」→「名前をつけて保存」→ファイル名を入力し、ファイルの種類の拡張子を.oftにする。
保存を押してデスクトップに保存してみましょう。
究極の時短術 クイック操作編
ここからのテクニックを知っている人は、今はまだわずかしかいないかもしれません。
しかし、一度このクイック操作を知った人は、もうこれなしで仕事をすることができないというほどに便利な機能。つまり日本の生産性をあげる上で欠かせない内容。
OUTLOOKを効率化する上でもっとも重要で必ず覚えなくてはならないテクニックと言えるでしょう。
では、その真髄について、わかりやすく説明していきますね。
いつものメールを登録しておく
マネジメント層の方。いつも同じチームメンバーへメールを送ることがありませんか？
その時、いちいち宛先を選択していないでしょうか？
クイック操作でこれをワンタッチで登録しておくことができます。
「ホームタブ」→「クイック操作」→「新規作成」→「名前に「チーム宛メール作成」アクション「メッセージの作成」を選択し・・・
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メールをアーカイブへ飛ばす
先ほどメールを確認するところで、読んだメールをアーカイブへ飛ばすことを推奨しました。
この作業をショートカットに登録できるのも、このクイック操作です。
アクション「フォルダーへ移動」でショートカットキー Ctrl+Shift+9 を登録することで・・・・
- ・メール送信タイミングの調整
- ・ショートカットキーのないコマンドのショートカットキー化
- ・クイック操作に返信文面を記入登録
- ・Tab+spaceで選択枠のチェックが可能
などなどなど・・・
ぜひあなたも受けてみよう。
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Outlookを極めたそこのあなた！次はエクセルグラフも磨きましょう
ではでは。今日はこのへんで。
次回も、乞うご期待！
