Outlook

【保存版】OUTLOOK ショートカット&超時短講座受けてみた まとめ

おはようございます!パパリーマンです。

共働きのパパリーマンにとって最大のテーマは仕事の「時短」。

いかに最短時間で最大アウトプットをだせるか。これ、めっちゃ大事。

パパリーマン
パパリーマン
早よ帰って絵本読み聞かせせんといけん!

一般的な会社では勤務時間内にこんな作業効率化についてじっくり研究する時間がとれる雰囲気ではありませんよね。

長男みきと
長男みきと
余白が本業の効率化を生むんやけどな〜

そこでパパリーマン先日、こんな外部講座を受けてきました。

パパリーマン
パパリーマン
これがめちゃめちゃ為になってさ・・・!!

なんと内容シェアOKとの事でしたので、ぜひ皆さんにも知っていただきたく、ここに保存版としてまとめておきたいと思います。

長男みきと
長男みきと
この内容を展開OKなんて、、、森先生のやさしさは大好きなキョウリュウレッドも超えちゃってるぜー!

そしてそしてその後・・・!

森先生が2019/3/27に書籍を発表されています!

もちろんパパリーマンも事前予約でゲット。

パパリーマン
パパリーマン
フフフ。最高です。ぜひ皆さんもお買い求めください。

さてさて、ここのブログではこんな流れで説明します。

  1. OUTLOOK 効率化の必要性
  2. 効率的なメールの 確認方法
  3. 効率的なメールの 検索方法
  4. 効率的なメールの 処理方法
  5. 効率的なメールの 作成方法
  6. 効率的な スケジュール設定方法
  7. OUTLOOK究極の時短術 クイック操作

※あえてOUTLOOK画面の画像を使わずに説明します。ぜひご自身のPCを開いて読み進めてください。

※実際の講義ではこの内容以上に充実したレクチャーが受けれますよ。ぜひストアカの講義を受けてみてくださいね。

OUTLOOKの効率化って必要なん?

年500時間も使ってる

森先生の調査によると、OUTLOOKを使う一般的なサラリーマンは、業務時間の30~40%OUTLOOKをさわってるらしい。

次男かいし
次男かいし
なんと500時間

森先生はこれを割減らすことを目標に、この講座を展開しています。

このスキル、ぜひ全世界に使いこなしてほしい!1日1時間変わってきます。

パパリーマン
パパリーマン
1時間もあったら絵本10冊以上読めちゃうね!・・・逆に疲れるけど。
長男みきと
長男みきと
あ、本音でた。

マウスは自由で不自由なんよ

管理職やマネージャーになってくると、1日になん100件もメールがきます。

仮に300件のメールを処理する時、これをひとつひとつマウスをカチカチ ダブルクリックでひらいていくと、実に600リックしないといけませんね。

長男みきと
長男みきと
筋トレかっ!!!!!!そんなんしてる暇あったら仕事しろっ!!!!

おっしゃる通りだね。

次男かいし
次男かいし
しかもメール画面を開いたあとは、閉じる❌ボタンまでの徘徊。結局後回しーでダラダラと時間が流れていく・・・
パパリーマン
パパリーマン
時間単価の高い管理職の時間が無駄に流れていくのを防ぐため、、、本編に入る前に効果の高いところからサクッと初めていきましょう!

メールとスケジュール画面をきりかえる

なんでも森先生の調査では、メールを使っている時間よりも、その他の時間が多いそうです。

その時間浪費の原因の一つは”画面の遷移”。つまり画面の切り替えです。

Ctrl+ でメール画面へ、 Ctrl+ でスケジュール画面へ、ワンタッチで切り替えることができます。

パパリーマン
パパリーマン
特にスケジュールは重いので時間がかかるため、マウスで移動してクリックするとめちゃ時間かかってます!

これはInternet exploreでのページ切り替えでも使えますよー。ぜひ試してみましょう。

ではでは、本題に入っていきます!

メールちゃっちゃか見てこ編

受信トレイにトぶ Ctrl+Shift+I

OUTLOOKでメール画面を開いている時は、いつでも Ctrl+Shift+Iで受信トレイにとべます。

長男みきと
長男みきと
ばばばーっとメール処理して、いったんスタート地点に戻る感覚で使うっちゃ

ちなみに送信トレイには Ctrl+Shift+O でジャンプします。受信トレイはInboxの”I”。送信トレイはOutboxの”O”で覚えよう。

↑↓でメールをえらぶ Enterでひらく Escでとじる

↑↓キーでメールをえらんで、

Enter で開く、Esc で閉じる。そんだけ?と思うかもしれませんが、この方法でメールの確認は本当に速くなります。

パパリーマン
パパリーマン
これだけでもマウスと比べて圧倒的に早いぜ。簡単やけど、必修っす!!

ちなみにこれを使いこなせると、よく使われている閲覧ウィンドウがいらなくなります。

長男みきと
長男みきと
あなた、もしかして閲覧ウィンドウで半端にのぞいてるひと?

そのままおいとくより、これでガンガン既読にしていった方が早いに決まってるよー

閲覧ウィンドウをやめる方法

「表示タブ」→「閲覧ウィンドウ(真ん中ちょい右)」→「オフ」

次男かいし
次男かいし
えっ・・・?既読にせずに中身見れてたから、これ絶対便利なんやけど、、、
パパリーマン
パパリーマン
まぁまぁ落ち着いて。次のテクをも覚えれば、閲覧ウィンドウがいらなくなる理由がわかるから!ぜひ次も読んでみてくださいね。

次ページへ続く

長男みきと
長男みきと
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林田直樹@転職パパリーマン
転職パパリーマンの林田直樹です。普段は某大手電子部品メーカーでマネージャーやったり、2人の保育園児の子育てしたりしてます。夫婦共働きなので無駄な時間は大嫌い。パワポやエクセルを使って効果的に資料を作成する方法や子育てについて発信しています。