こんばんは！パパリーマンです。
今日は最近私が気になっている定例会についてです。
あなたは定例会を本当に活用できまてますか？
あなたの会社では定例会はありますか？ほとんどのサラリーマンの答えはYESだと思います。
組織が大きくなると必ず課題としてあがるのが情報共有。これを解決するために様々な形態での定例会が開催されています。部会、課会、係会、組織をまたいだPJTの定例会、開発者会議、社外協力社との会議などなど・・・
ちなみに私もたくさん定例会をしています。ざっと５秒考えただけでも８つ出てきました。やばいな。会議ばっかしてるわ。
もちろん普段やりとりが少ない人との会議は気づきを得る意味でもでとても大切です。関連部門が一同に会する会議ではとてもスピーディーに物事を決断・判断することができます。
しかし、少なくとも私は今定例会を100％活用できていません。だらだら情報共有しかしない会議、特定の人しか話さない会議、内職ばっかりの会議、準備不足でなにも決められない会議、そんな会議がたくさんあります。
会議は議論し判断するための場のはずなのに、意味のない定例会することで逆に大切な時間を奪われていませんか？プロジェクトがどんどん遅れて行っていませんか？
まずはなりゆきで定例会を運営していると発生する弊害とその対処法を３つ紹介します。
「これも次の定例会で言ったらいいか」が口ぐせ ”先送りニスト”
例えばなにか相談事ができた時、すぐにメールなりチャットでメンバー相談したらいいのに、「次の定例会もこの日にあるし、まぁその時でいっか」となっちゃう。結果、次回の定例会まで何も進まず遅れが発生してしまう。
これの発生源が”先送りニスト”です。あなたの周りは大丈夫？
対処法❶ メールチャットなどのツールでこまめにやりとりする
先送りニストへの対処法はこまめな情報交換ができる関係をつくることです。気軽にコンタクトできないとどうしても定例会のついでで話そうとなってしまうので、なにか気になることがあったら担当者に直接チャットで聞いて先に進む〜という流れを作ります。
そのためには会議のファシリテーターが率先して細かな情報発信を心がけることが大切です。簡単に済む疑問点は定例会の場ではなく直接のやりとりで解決して先に進みましょう。
「次の報告ネタ簡単にできたぜ」はた迷惑な習性 ”ネタシコシコ民”
会議で自分に割り振られた宿題事項に対して「いやー結構ハードル高いですよ？それ。うーん。難しいなあ。でも、わかりました。なんとかやってみます。」的な言い回ししてから引き受ける人。
持ち帰った宿題はできた段階でメンバーに共有すれば次のアクションに進めるのに、定例会まで後生大事にもっていて、さもギリギリまでかかったかのように披露する。
往往にして同じ部署に長いこといてその人しか知らないことがある人や、自分の仕事を守りたいベテランさんがなりやすい傾向にあります。周りは仕事を頼みにくいし、なによりプロジェクトがスピーディーに進まない。もうホントやめてほしい。
対処法❷ 定例会の数日前に宿題を事前提出させる。
これも会議のファシリテーターの働きが大切です。同じメンバー間ではお互いがどこまでリソースを投じているかでマウント合戦になりがちだからです。
宿題の完了時期についてこまめに確認し、もしある程度できていそうだったらメンバーに状況を説明して定例会の開催を前倒ししましょう。各担当者の対応進捗もエクセルなどに一覧として見える化できれば遅れも一目瞭然なのでメンバー間でお互いの仕事について知る機械にもなりますね。WIn-WIn＾＾
「こんなことここで言うまでもないな」で思考停止 ”モジモ人”
これは年次が若かったり業務にまだ慣れていない異動者や転職者がなりがちなやつ。「今日は議題が多いし自分の意見なんてしょーもないものは、今度の機会でいっか。」と言って思考停止してしまった。
せっかくの新しい視点からの気付きを得られないことはチームにとっての大きな損失です。
対処法❸ 事前に議題を募り、それぞれにの担当分の戦略立案情報
ここへの対処法は事前に議題をちゃんと募集すること。メンバーからヒアリングすることによって定例会には上げづらいけど各拠点でどこに困っているか理解することができる。
終わりに
会議の質を本当に高めたい人にオススメしたいのがこちらの書籍。
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パパリーマンの資料作りは前田さんの本を参考にしていることが多々ありますが、この会議の本もとても良い！こんなテーマで本を書かれた人は少ないし、何よりプレゼン資料のプロだけあって挿入されているイラストもとてもわかりやすい。
会議運営をやってるんだけどなんかうまくいかないんだよなーって人は一度見る価値ありの本です。
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ではでは今日はこの辺で！
次回も乞うご期待！
